盡可能建立與遵守檢查表,因為有許多好處:
- 檢查表把事情分得很細,所以有用 Vim 把事情分得很細提到的好處
- 運用原子習慣的「兩分鐘法則」,檢查表的開頭只要兩分鐘,然後你就會繼續做下去
- 照著檢查表完美的完成事情,感覺很好
- 做對一次,以後都能做對。不論再累,甚至感冒都能做對
- 節省腦力,有餘力兼顧多個工作(畫畫、運動、寫程式、做料理、讀小說)
- 針對每一條檢查表檢討並改進,不斷進步
在原子習慣這本書提到,英國自行車國家代表隊累積幾百個微小的改善,造就非凡成就。這麼多改善都會記得做嗎?
英國自行車代表隊的改善包含:
- 重新設計單車坐墊,使其更為舒適:改變坐墊一次就行了,不需要記得
- 在輪胎上塗抹酒精,增加抓地力:所以這是在什麼時候做呢?比賽開始前,因為酒精會揮發
- 要求選手穿上電熱式緊身褲,讓肌肉在騎車時維持理想溫度:訓練和比賽前都要記得穿
- 使用生物回饋感應器監控每個選手對不同訓練的反應:訓練時要記得開啟感應器
- 在風洞測試不同的布料,讓室外比賽的選手換穿室內比賽服:訓練和比賽前要記得穿的是「室內」比賽服
- 測試不同的按摩油,看哪種能讓肌肉最快恢復:出國比賽打包時要記得帶按摩油,訓練和比賽後要記得擦
- 雇用一位外科醫生來教導選手如何洗手,以減少感冒的機率:何時要洗手呢?
- 為每個選手找出能帶來最佳睡眠品質的枕頭與床墊:出國比賽打包時要記得帶
- 把後勤卡車的內壁漆成純白,以便察覺到往往會被看漏的細小塵埃,避免其影響到精確調校過的比賽用車:漆一次就行了,但是比賽用車搬進後勤卡車前都要記得檢查內壁有沒有塵埃
光是上述的改善,就只有第一個是做一次就就行了,其他都要記得做,所以建立和遵守檢查表,才會每天或每次都記得做。
以下是柯文哲接受經理人雜誌訪問時的文章:
這17年來,我們嚴格遵守標準作業程序(SOP),有需要修正就及時修正,出錯就改SOP,已經到達全面品質管理(TQM,Total Quality Management)。
Q:你如何改善流程?
A:我在美國留學時,發現美國人成功很大的原因是「protocol」(正式的程序或規則),說成中文就是凡事按表操課。protocol其實就是檢查表(checklist),我花了17年建立起這些檢查表,分為醫師用和護理人員用。比方說,我把醫師的工作拆解為一張檢查表,交由專科護理師來做檢查表上需要確認的工作,像是逐一確認葉克膜每日檢查清單(ECMO Check List)上的工作,正常就打○,不正常就打X。
如果發現不正常的狀況,立刻報告技術員,再由技術員報告主治醫師。檢查表可以把高階複雜的工作拆解之後,讓人按表操課,然後層層往上呈報。我不重視學歷,切實執行檢查表反而比較重要。即使是剛進來的小護士,不用緊張、也不必焦慮,只要靠著檢查表,就可以把工作做好。
把複雜的工作逐一拆解為檢查表,也可以避免「高階低就」的情形發生。台灣的醫院裡,經常可以看到主治醫師做住院醫師的工作,住院醫師做實習醫師的工作,實習醫師做工友的工作,這樣只會造成「無效醫療」,平白耗損珍貴的健保資源。
比較理想的做法應該是讓醫師成為醫療團隊的指揮者,以充分授權取代事必躬親,像是慢性病長期追蹤或簡單的換藥工作,都可以交給專科護理師來處理,或者專心照顧住院病人,然而,主治醫師通常時間花在門診。
以前我自己照顧使用葉克膜的病患時,發現長期下來要兼顧住院和門診病人,主治醫師會撐不下去,實在太累了,所以就把複雜的工作逐一拆解成為檢查表。
以下出自書籍柯P模式:柯文哲的SOP跟你想的不一樣:
SOP的基本精神是八二法則,先解決八成的普通問題之後,再去處理後續的兩成少見問題,不要幻想SOP一次建立後就可以處理所有事情,或是所有情況都適用。通常就是因為這樣,SOP才會寫不起來,所以,心理上必須上先擺脫這個錯誤思維。
建立檢查表後,可以處理 80% 的普通程式設計工作,你就可以輕鬆很多。例如記下建立一個 CRUD 網站的所有步驟,寫成部落格文章,之後只要照著作就能在幾個小時內產生基本的網站程式碼(80% 的工作),集中精力在需要特別處理的部分(20% 的工作),例如額外的功能。